En donnant aux vérificateurs des entreprises des éléments à analyser et à examiner, la piste de données améliore les chances que les vérificateurs détectent des cas de comportements inappropriés en matière de tenue de registres, de pratiques commerciales illégales et d’inexactitudes mathématiques dans les documents comptables de fin de période. La piste d’audit comptable s’attaque aux conditions sous-jacentes, fraude, données incomplètes et informations manquantes, qui engendrent des rapports financiers inexacts.
Généralité concernant la piste d’audit
Une piste d’audit fiable et solide repose généralement sur des contrôles internes de l’entreprise qui sont efficaces, adéquats, adaptés aux activités opérationnelles et conformes aux directives réglementaires. Un contrôle est un ensemble de politiques, de procédures et de mécanismes sur lesquels une entreprise s’appuie pour prévenir les pertes d’exploitation qui peuvent résulter de divers événements. Il s’agit notamment des pannes des systèmes informatiques, de la répression réglementaire et des lourdes amendes et pénalités non monétaires qui en découlent, des erreurs et négligences humaines et du détournement d’actifs. Les procédures sont adéquates si elles fournissent des instructions claires sur la manière dont les subordonnés doivent exécuter les tâches, signaler les problèmes, les nettoyer, demander des conseils à la hiérarchie et prendre des décisions sur le lieu de travail. Des contrôles efficaces permettent de résoudre les problèmes sous-jacents pour lesquels la direction de l’entreprise les a établis en premier lieu. Notons que la piste d’audit fiable est aussi une obligation à prendre en compte.
la piste d’audit présente l’historique d’une transaction étape par étape, à partir de documents aussi divers que les factures des fournisseurs, les factures des clients, les accords contractuels, les bordereaux de vente, les connaissements et les journaux comptables. Ces derniers constituent des documents dans lesquels les comptables enregistrent les données transactionnelles, généralement par le biais de débits et de crédits de comptes financiers, tels que les actifs, les éléments de capitaux propres, les revenus, les dettes et les recettes. En d’autres termes, une piste d’audit comptable comprend tous les documents et les preuves électroniques qui montrent le cheminement opérationnel d’une transaction depuis le jour où le personnel de l’entreprise signe le contrat sous-jacent jusqu’au moment où la transaction figure dans les états financiers.
L’objectif de la Piste d’Audit Fiable
La Piste d’Audit Fiable est une obligation liée aux exigences de sécurité de l’Administration Fiscale Française dans le processus de facturation électronique des entreprises. Toute facture émise doit garantir, pendant tout le cycle de vie d’une transaction, du début à la fin, 3 points de sécurité en matière fiscale comme la lisibilité du document, l’intégrité du contenu et l’authenticité de l’origine du document.
Cela implique une formalisation, dans une documentation écrite, que la piste d’audit permet d’identifier les acteurs du contrôle ainsi que leurs tâches respectives, démontrer la mise en œuvre de contrôles documentés et permanents pour les factures papier et les factures électroniques non sécurisées qui garantissent que la facture reflète la transaction qui a eu lieu, et de reconstituer dans l’ordre chronologique, l’ensemble du processus de facturation, de son origine à sa fin. Seule la troisième catégorie de facture nécessite une Piste d’Audit Fiable. Celle-ci permettra de s’assurer que chaque transaction respecte les 3 points de sécurité à toutes les étapes de son cycle de vie en se conformant aux lois et règlements.
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